Jak správně sepsat úřední záznam policie: Kompletní návod

Základní náležitosti úředního záznamu

Úřední záznam jako důležitý policejní dokument musí obsahovat několik zásadních náležitostí, které jsou nezbytné pro jeho platnost a využitelnost. V záhlaví dokumentu se vždy uvádí název útvaru Policie České republiky, který úřední záznam vyhotovuje. Pod ním následuje číslo jednací, které je jedinečným identifikátorem dokumentu v rámci spisové služby. Samotný název Úřední záznam musí být umístěn uprostřed stránky a být výrazně oddělen od ostatního textu.

V hlavní části dokumentu je nezbytné uvést datum, čas a místo sepsání záznamu. Následuje identifikace osoby, která záznam vyhotovila, včetně její hodnosti, jména, příjmení a služebního čísla. Pokud se úřední záznam týká konkrétní události nebo osoby, musí obsahovat přesnou specifikaci této události nebo kompletní osobní údaje dotčené osoby (jméno, příjmení, datum narození, trvalé bydliště).

Stěžejní částí úředního záznamu je samotný obsah, který musí být věcný, přesný a chronologicky uspořádaný. Text musí být formulován jasně a srozumitelně, bez zbytečných okolků a subjektivních hodnocení. Důležité je uvádět všechny relevantní skutečnosti, které mohou mít význam pro další řízení nebo vyšetřování. V případě, že jsou součástí záznamu výpovědi osob, musí být tyto citovány přesně a doslovně.

Nedílnou součástí úředního záznamu je také uvedení právního důvodu jeho sepsání, tedy odkaz na příslušné ustanovení zákona nebo jiného právního předpisu. V případě, že byly při úkonu použity donucovací prostředky nebo jiná oprávnění, musí být tato skutečnost v záznamu výslovně uvedena včetně důvodu jejich použití.

V závěrečné části dokumentu se uvádí případná další opatření, která byla nebo budou v souvislosti s událostí přijata. Nesmí chybět ani informace o tom, zda byl záznam předán jiným orgánům nebo složkám, případně komu a kdy. Dokument musí být opatřen vlastnoručním podpisem zpracovatele, případně jeho přímého nadřízeného, pokud to vyžadují interní předpisy.

Součástí úředního záznamu mohou být také přílohy, které musí být řádně označeny a očíslovány. V případě, že je záznam veden v elektronické podobě, musí splňovat všechny náležitosti elektronického dokumentu včetně zabezpečení a možnosti ověření jeho pravosti. Každá strana úředního záznamu musí být očíslována a v případě většího rozsahu musí obsahovat také seznam příloh.

Identifikační údaje policisty a služebny

V rámci úředního záznamu je naprosto nezbytné uvést přesné a kompletní identifikační údaje policisty, který záznam vyhotovuje, stejně jako údaje o služebně, kde k události došlo nebo kde je záznam sepisován. Každý policista je povinen uvést své služební číslo, hodnost, jméno a příjmení. Tyto údaje musí být čitelné a jednoznačné, aby byla zajištěna transparentnost úředního úkonu a možnost zpětného dohledání odpovědné osoby. Identifikační údaje se uvádějí v horní části dokumentu, přičemž je nutné také specifikovat přesný název útvaru Policie České republiky, včetně územního odboru a konkrétní služebny.

V případě služebny je nutné uvést kompletní služební adresu včetně PSČ, telefonního spojení a případně i faxového čísla či emailové adresy. Tyto kontaktní údaje jsou důležité pro případnou další komunikaci mezi dotčenými stranami a orgány činnými v trestním řízení. Součástí identifikace služebny je také číslo jednací, které musí být jedinečné a nezaměnitelné. Toto číslo se skládá z několika částí, které označují rok, pořadové číslo záznamu a specifický kód útvaru.

Je třeba zdůraznit, že absence nebo neúplnost těchto identifikačních údajů může způsobit neplatnost úředního záznamu nebo komplikace při jeho dalším zpracování. Proto je nutné věnovat této části dokumentu náležitou pozornost. V případě, že na úkonu spolupracuje více policistů, je nutné uvést identifikační údaje všech zúčastněných osob, přičemž se jasně označí, kdo je zpracovatelem záznamu a kdo případným svědkem nebo asistující osobou.

Identifikační údaje musí být uvedeny tak, aby odpovídaly aktuálnímu služebnímu zařazení policisty v době sepisování záznamu. Pokud během služby dojde ke změně služebního zařazení nebo hodnosti, je nutné tuto skutečnost v záznamu reflektovat. Stejně tak je důležité uvést případné zastupování nebo výkon služby na jiném než kmenovém pracovišti.

V současné době se stále častěji využívá elektronická forma úředního záznamu, kde jsou identifikační údaje předvyplněny v systému. I v tomto případě je však policista povinen zkontrolovat jejich správnost a úplnost. Elektronický systém umožňuje automatické doplnění služebního čísla a dalších údajů, což minimalizuje riziko chyb při ručním vyplňování. Přesto je nutné věnovat pozornost kontrole těchto údajů, zejména v případech, kdy dochází k jejich aktualizaci nebo změnám v organizační struktuře policie.

Součástí identifikačních údajů může být také razítko služebny, které obsahuje státní znak a další oficiální označení. Toto razítko musí být čitelné a umístěné na dokumentu tak, aby nepřekrývalo jiné důležité informace. V případě elektronické verze záznamu je razítko nahrazeno elektronickým podpisem nebo jiným způsobem ověření pravosti dokumentu.

Datum a čas události

V rámci úředního záznamu je naprosto zásadní přesně specifikovat datum a čas události, která je předmětem šetření. Časové údaje musí být uvedeny s maximální přesností a jednoznačností, aby nedošlo k případným nejasnostem při dalším řešení případu. Datum se standardně uvádí ve formátu den, měsíc a rok, přičemž měsíc se vypisuje slovně pro vyloučení jakýchkoliv pochybností. Čas události se zapisuje ve 24hodinovém formátu s uvedením hodin a minut, v případě potřeby i sekund.

Pokud není možné stanovit přesný časový údaj, je nutné uvést časové rozmezí, ve kterém k události došlo. V takovém případě se zapisuje počáteční a koncový čas ve formátu od-do. Jestliže svědci či účastníci události uvádějí rozdílné časové údaje, je třeba tuto skutečnost v záznamu výslovně uvést a jednotlivé výpovědi zaznamenat s poznámkou o zdroji informace.

V případech, kdy je čas události klíčový pro další vyšetřování, je nezbytné věnovat zvýšenou pozornost jeho verifikaci. To může zahrnovat porovnání s kamerovými záznamy, výpisy z elektronických systémů, záznamy z turniketů či jiných elektronických zařízení, která automaticky zaznamenávají časové údaje. Důležité je také zohlednit možné časové odchylky různých zařízení a systémů.

Při dokumentaci času je rovněž podstatné zaznamenat další časové souvislosti, jako je doba příjezdu policejní hlídky na místo, čas zahájení úkonů, doba příjezdu dalších složek IZS, případně čas úmrtí stanovený lékařem. Tyto údaje mohou být později klíčové pro rekonstrukci události a stanovení časové posloupnosti jednotlivých dějů.

V úředním záznamu musí být časové údaje uvedeny srozumitelně a přehledně, aby bylo možné rychle identifikovat klíčové momenty události. Je vhodné využívat standardizované formulace a vyvarovat se nejednoznačných časových určení jako krátce po, asi v, nebo někdy kolem. Pokud není možné čas určit s absolutní přesností, je nutné tuto skutečnost výslovně uvést a popsat důvody této neurčitosti.

Součástí záznamu by mělo být také uvedení časového pásma, zejména pokud se událost týká mezinárodního prvku nebo přeshraničního trestného činu. V současné době digitalizace je také důležité uvádět, zda byly časové údaje získány z analogových či digitálních zdrojů, případně zda došlo k jejich synchronizaci či korekci.

Úřední záznam je jako zrcadlo pravdy, které odráží skutečnost bez příkras a emocí. Je to nástroj spravedlnosti, který musí být přesný jako švýcarské hodinky a čistý jako horský pramen.

Vojtěch Kratochvíl

Místo a popis události

Dne 15. března 2023 v 14:30 hodin došlo na křižovatce ulic Masarykova a Dlouhá v Českých Budějovicích k dopravní nehodě. Místo události se nachází v hustě obydlené části města s vysokou frekvencí dopravy a pohybu chodců. Křižovatka je řízena světelnou signalizací a je vybavena přechody pro chodce na všech ramenech. V době události bylo jasné počasí, teplota vzduchu dosahovala 18°C, viditelnost byla dobrá a povrch vozovky byl suchý.

Na místě bylo zjištěno, že došlo ke střetu osobního vozidla značky Škoda Octavia, barvy modré metalízy, registrační značky 1C5 4789, s chodcem přecházejícím po vyznačeném přechodu pro chodce. Vozidlo přijíždělo ve směru od ulice Masarykova a odbočovalo vlevo do ulice Dlouhá. Chodec vstoupil do vozovky na zelený signál pro chodce z pravého chodníku ve směru k obchodnímu centru.

Při ohledání místa byly zjištěny brzdné stopy v délce 8,5 metru, začínající přibližně 2 metry před přechodem pro chodce. Na místě střetu byly nalezeny střepy z pravého předního světlometu vozidla a osobní věci chodce - černá kožená taška a mobilní telefon se značně poškozeným displejem. Poloha těchto předmětů byla řádně zadokumentována a zakreslena do situačního plánku.

V bezprostřední blízkosti místa nehody se nachází několik kamerových systémů - jeden na budově České spořitelny a druhý na sloupu veřejného osvětlení. Záznamy z těchto kamer byly vyžádány k dalšímu šetření. Na místě se také nacházelo několik svědků události, kteří byli vyslechnutí a jejich výpovědi byly zaznamenány do protokolu.

Technický stav komunikace v místě nehody je vyhovující, vodorovné i svislé dopravní značení je jasně viditelné a nepoškozené. Přechod pro chodce je osvětlen speciálním LED osvětlením. V době ohledání místa byla plně funkční světelná signalizace na křižovatce, intervaly pro jednotlivé směry byly překontrolovány a odpovídaly standardnímu nastavení.

Na místě zasahovala hlídka Policie ČR, zdravotnická záchranná služba a jednotka hasičského záchranného sboru. Oblast byla po dobu šetření uzavřena a doprava byla odkloněna přes přilehlé ulice. Místo události bylo fotograficky zdokumentováno z několika úhlů, včetně detailních záběrů poškození vozidla a stop na vozovce. Všechny důležité skutečnosti byly zaneseny do náčrtku místa dopravní nehody, který je součástí spisového materiálu.

Osobní údaje zúčastněných osob

V rámci šetření byly zjištěny následující osobní údaje zúčastněných osob. Oznamovatel události pan Josef Novák, narozen dne 15. března 1975 v Praze, trvale bytem Květinová 123/5, Praha 4, PSČ 140 00, občan České republiky, držitel občanského průkazu číslo BE 123456, vydaného Magistrátem hlavního města Prahy. Pan Novák je zaměstnán jako vedoucí pracovník ve společnosti ABC s.r.o., kontaktní telefonní číslo 777 888 999, email josef.novak@email.cz.

Poškozená osoba paní Marie Dvořáková, narozena dne 24. června 1982 v Brně, trvale bytem Slunečná 456/12, Praha 6, PSČ 160 00, občanka České republiky, držitelka občanského průkazu číslo CD 789012, vydaného Úřadem městské části Praha 6. Paní Dvořáková je v současné době na mateřské dovolené, kontaktní telefonní číslo 666 555 444, email marie.dvorakova@email.cz.

Podezřelá osoba pan Karel Svoboda, narozen dne 3. září 1990 v Olomouci, trvale hlášen na adrese Horní 789/3, Praha 3, PSČ 130 00, v současné době se zdržující na adrese Dolní 321/8, Praha 3, občan České republiky, držitel občanského průkazu číslo EF 345678, vydaného Úřadem městské části Praha 3. Pan Svoboda je evidován jako osoba samostatně výdělečně činná, IČO: 12345678, kontaktní telefonní číslo 777 666 555.

Svědek události paní Jana Procházková, narozena dne 12. prosince 1968 v Karlových Varech, trvale bytem Lipová 147/9, Praha 5, PSČ 150 00, občanka České republiky, držitelka občanského průkazu číslo GH 901234, vydaného Úřadem městské části Praha 5. Paní Procházková je zaměstnána jako učitelka na Základní škole Květinová, kontaktní telefonní číslo 608 777 666.

Všechny výše uvedené osoby byly řádně poučeny o svých právech a povinnostech vyplývajících z jejich procesního postavení. Totožnost všech zúčastněných osob byla ověřena na základě předložených platných dokladů totožnosti. Osoby byly rovněž seznámeny s tím, že jejich osobní údaje budou zpracovávány v souladu se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a to výhradně pro účely trestního řízení. Všechny osoby poskytly své osobní údaje dobrovolně a byly informovány o možnosti nahlížet do spisu a případně žádat o opravu nebo doplnění svých osobních údajů. Zúčastněné osoby byly také upozorněny na povinnost hlásit případné změny v uvedených osobních údajích.

Svědecké výpovědi a zjištěné skutečnosti

Na základě provedeného šetření na místě události byly získány následující svědecké výpovědi a zjištěny důležité skutečnosti. Pan Novotný Josef, bytem Květinová 123, Praha 5, který byl přímým svědkem incidentu, uvedl, že v době kolem 14:30 hodin zpozoroval podezřelé jednání dvou mužů před vchodem do prodejny potravin. Svědek detailně popsal, že jeden z mužů byl vysoký přibližně 185 cm, štíhlé postavy, oblečený v černé bundě a tmavých kalhotách, na hlavě měl černou kšiltovku. Druhý muž byl menší, asi 170 cm vysoký, silnější postavy, oblečený v modré džínové bundě.

Další svědkyně, paní Dvořáková Marie, prodavačka z přilehlého květinářství, potvrdila výpověď pana Novotného a doplnila, že zmínění muži se v okolí pohybovali již několik dní před incidentem. Všimla si jejich podezřelého chování zejména při sledování pohybu zaměstnanců prodejny a časů otevírání a zavírání obchodu. Svědkyně uvedla, že si poznamenala částečnou registrační značku vozidla, kterým se podezřelé osoby pohybovaly - jednalo se o stříbrný vůz značky Škoda Octavia s počátečními písmeny registrační značky 1A2.

Při ohledání místa činu byly zajištěny stopy v podobě otisků obuvi před vchodem do prodejny, které byly řádně zadokumentovány a zajištěny pro další expertizní zkoumání. Na základě kamerových záznamů z okolních objektů bylo zjištěno, že podezřelé osoby se v lokalitě pohybovaly v časovém rozmezí od 14:15 do 14:45 hodin. Záznamy jasně zachycují jejich pohyb a částečně i obličeje, což může významně přispět k jejich identifikaci.

Majitel prodejny, pan Svoboda Petr, při výslechu uvedl, že v posledních dnech zaznamenal zvýšený pohyb neznámých osob v okolí své provozovny, především v době, kdy probíhalo doplňování zboží a manipulace s tržbou. Bezpečnostní systém prodejny zaznamenal několik pokusů o neoprávněný vstup do prostor skladu v časech mimo otevírací dobu, což bylo dodatečně nahlášeno bezpečnostní agentuře.

Na základě výpovědí místních obyvatel bylo dále zjištěno, že podobné podezřelé aktivity byly zaznamenány i v okolních ulicích, především v oblasti Růžové a Lipové ulice, kde došlo v posledních týdnech k několika pokusům o vloupání. Tyto informace byly předány příslušným vyšetřovacím orgánům k dalšímu prověření možné souvislosti s vyšetřovaným případem. Všechny získané poznatky a svědecké výpovědi byly řádně zadokumentovány a budou sloužit jako podklad pro další vyšetřování případu.

Provedená opatření a úkony policistů

Na místě události byly provedeny nezbytné úkony a opatření v souladu s taktickými postupy Policie České republiky. Hlídka okamžitě po příjezdu zajistila místo činu a zamezila vstupu nepovolaných osob pomocí výstražné pásky. Následně byly zajištěny stopy a důkazní materiály, které by mohly přispět k objasnění případu. Policisté provedli důkladnou fotodokumentaci místa činu, včetně detailních záběrů nalezených stop a předmětů souvisejících s událostí.

Na místo byl přivolán výjezdový tým služby kriminální policie a vyšetřování, který převzal další šetření případu. Současně byla vyrozuměna operační důstojnice, která koordinovala součinnost s dalšími složkami Integrovaného záchranného systému. Policisté provedli prvotní ohledání místa činu a vytěžení svědků události, kteří se nacházeli v bezprostřední blízkosti. Jejich výpovědi byly zaznamenány do úředního záznamu o podaném vysvětlení.

V rámci šetření byly zajištěny kamerové záznamy z okolních bezpečnostních kamer, které by mohly zachytit průběh události nebo pohyb podezřelých osob. Policisté rovněž provedli místní pátrání v okolí a vytěžili obyvatele přilehlých nemovitostí. Na základě získaných poznatků byla vyhlášena pátrací akce po podezřelé osobě s využitím všech dostupných sil a prostředků.

Vzhledem k závažnosti případu byl na místo přivolán také psovod se služebním psem, který provedl pachovou stopu. Technik z odboru kriminalistické techniky a expertiz zajistil věcné důkazy, včetně daktyloskopických a biologických stop. Veškeré zajištěné stopy byly řádně zadokumentovány a zajištěny pro další expertizní zkoumání.

Na místě byla rovněž poskytnuta součinnost zdravotnické záchranné službě při ošetření zraněných osob a jejich následném transportu do zdravotnického zařízení. Policisté zajistili předběžné lékařské zprávy a dokumentaci o rozsahu zranění. V rámci prověřování byly ustanoveny všechny zúčastněné osoby a byla provedena lustraci v dostupných policejních evidencích.

Po dokončení neodkladných úkonů na místě činu bylo rozhodnuto o zahájení úkonů trestního řízení podle § 158 odst. 3 trestního řádu. Veškeré zjištěné skutečnosti byly průběžně konzultovány s dozorujícím státním zástupcem, který byl o případu informován. Následně bylo zpracováno oznámení o zahájení úkonů trestního řízení a byly stanoveny další kroky vyšetřování. Policisté také zajistili preventivní opatření k zamezení obdobné trestné činnosti v dané lokalitě a informovali veřejnost prostřednictvím tiskového mluvčího.

Podpisy a razítka

V závěrečné části úředního záznamu policie je nezbytné věnovat náležitou pozornost formálním náležitostem, zejména podpisům a razítkům. Každý úřední záznam musí být opatřen vlastnoručním podpisem policisty, který jej vyhotovil, přičemž pod podpisem musí být uvedeno jeho služební číslo a hodnost. V případě, že na úředním záznamu spolupracovalo více příslušníků Policie České republiky, je nutné, aby dokument podepsali všichni zúčastnění policisté. Jejich podpisy se umisťují pod sebe v pořadí dle služební hierarchie.

Náležitosti úředního záznamu policie	Povinný údaj
Hlavička s označením útvaru Policie ČR	Ano
Číslo jednací	Ano
Datum a místo sepsání	Ano
Předmět záznamu	Ano
Popis skutečností	Ano
Jméno a hodnost policisty	Ano
Podpis policisty	Ano
Razítko útvaru	Ano

Kulaté služební razítko se standardně umisťuje na pravou stranu dokumentu, přičemž částečně překrývá podpis vyhotovitele záznamu. Razítko musí obsahovat státní znak České republiky a text Policie České republiky spolu s označením konkrétního útvaru. Je důležité, aby otisk razítka byl čitelný a kompletní. V případě, že je úřední záznam vícestránkový, musí být všechny listy spojeny a opatřeny spojovací doložkou s otiskem hranatého razítka přes spoj.

Při vyhotovování kopií úředního záznamu je nezbytné každou kopii opatřit doložkou o shodě s originálem. Tato doložka musí obsahovat text Souhlasí s originálem, datum vyhotovení kopie, podpis oprávněné osoby a otisk hranatého razítka. V případě elektronické verze úředního záznamu musí být dokument opatřen zaručeným elektronickým podpisem oprávněné úřední osoby a časovým razítkem.

Specifickou pozornost je třeba věnovat případům, kdy je úřední záznam součástí trestního spisu. V takovém případě musí být každá strana očíslována a opatřena číslem jednacím. Podpisy a razítka musí být umístěny tak, aby nezakrývaly důležité informace v textu záznamu. V případě oprav v textu úředního záznamu musí být každá oprava označena datem a parafou osoby, která opravu provedla.

Pro zajištění právní validity dokumentu je zásadní, aby všechny podpisy byly originální a razítka byla otištěna způsobem, který vylučuje jejich dodatečnou manipulaci. Úřední záznam bez náležitých podpisů a razítek není považován za platný dokument a nemůže být použit jako důkazní materiál v případném správním nebo trestním řízení. Při archivaci úředních záznamů je nutné zajistit, aby podpisy a razítka zůstaly čitelné po celou dobu povinné archivace, která může v některých případech činit až několik desetiletí.

V současné době, kdy se stále více dokumentů převádí do elektronické podoby, je třeba dbát na to, aby i digitalizované verze úředních záznamů obsahovaly všechny náležitosti včetně podpisů a razítek. Při převodu do elektronické podoby musí být zajištěna autenticita dokumentu pomocí zaručeného elektronického podpisu a časového razítka, které nahrazují fyzické podpisy a razítka v papírové formě.

Přílohy a dokumentace k záznamu

K úřednímu záznamu je nezbytné přiložit veškerou relevantní dokumentaci, která podporuje a dokládá skutečnosti uvedené v hlavním textu záznamu. Mezi základní přílohy patří zejména fotodokumentace z místa události, která musí být pořízena v dostatečné kvalitě a množství, aby zachycovala všechny podstatné detaily a okolnosti případu. Fotografie by měly být chronologicky očíslovány a opatřeny popisky, které jasně identifikují zachycené objekty, osoby či situace.

V případě dopravních nehod je nutné přiložit plánek místa nehody s vyznačením konečných poloh vozidel, stop brzdění, střepů a dalších důležitých stop. Tento plánek musí být vyhotoven v odpovídajícím měřítku a obsahovat legendu použitých značek a symbolů. K dokumentaci je třeba připojit také protokoly o provedených zkouškách, například dechové zkoušky na alkohol či testy na přítomnost návykových látek, včetně vytištěných výsledků z měřicích přístrojů.

Součástí příloh musí být také písemná vyjádření zúčastněných osob, svědecké výpovědi a případně i znalecké posudky, pokud byly v dané věci vypracovány. Všechny tyto dokumenty je nutné řádně označit číslem jednacím a připojit k nim seznam příloh, který umožňuje rychlou orientaci v kompletní dokumentaci. V případě existence obrazových či zvukových záznamů z bezpečnostních kamer nebo jiných zdrojů je nezbytné tyto materiály archivovat na vhodném datovém nosiči a přiložit je k záznamu.

Pokud byly na místě zajištěny věcné důkazy, musí být k záznamu připojen protokol o zajištění věci s podrobným popisem předmětů, jejich stavu a způsobu zajištění. U elektronických důkazů je třeba dokumentovat způsob jejich získání a zajištění integrity dat. V případě zajištění stop je nutné přiložit dokumentaci o jejich zajištění, včetně fotografií a protokolů o jejich odborném zpracování.

Dokumentace musí obsahovat také záznamy o provedených služebních úkonech, například o použití donucovacích prostředků, služebního zákroku či omezení osobní svobody. Tyto záznamy musí být doplněny časovými údaji a podpisy všech zúčastněných policistů. V případě zranění osob je nutné přiložit lékařské zprávy nebo záznamy zdravotnické záchranné služby.

Všechny přílohy musí být řádně očíslovány a uvedeny v seznamu příloh, který je součástí úředního záznamu. Dokumenty musí být archivovány způsobem, který zaručuje jejich dlouhodobé uchování a čitelnost. V případě digitálních dokumentů je třeba zajistit jejich zálohování a kompatibilitu s používanými systémy. Veškerá dokumentace musí být vedena tak, aby byla použitelná pro případné další řízení a mohla sloužit jako důkazní materiál.

Způsob založení do policejní evidence

Založení úředního záznamu do policejní evidence představuje zásadní administrativní úkon, který musí být proveden s maximální přesností a v souladu s platnými předpisy. Každý úřední záznam je nutné bezodkladně po jeho vyhotovení zaevidovat do příslušného informačního systému ETŘ (Evidence trestního řízení). Odpovědný policista musí zajistit, aby byl dokument řádně označen všemi požadovanými náležitostmi, včetně jedinečného čísla jednacího, které je automaticky přiděleno systémem.

V rámci procesu založení do evidence je nezbytné správně vyplnit všechny povinné údaje v elektronickém formuláři, který obsahuje zejména informace o času a místě události, identifikační údaje zúčastněných osob, stručný popis skutku a přijatá opatření. Zvláštní pozornost je třeba věnovat správné klasifikaci události podle příslušných paragrafů a správnému zařazení do odpovídající složky v systému.

Policista provádějící evidenci musí také zajistit propojení úředního záznamu s dalšími souvisejícími dokumenty a případy, pokud takové existují. To zahrnuje například odkazy na předchozí záznamy týkající se stejných osob nebo podobných událostí. V případě, že je úřední záznam součástí většího spisu nebo trestního řízení, musí být tato skutečnost v evidenci jasně uvedena a dokument musí být propojen s příslušným spisem.

Důležitou součástí procesu je také digitalizace případných příloh, jako jsou fotografie, plánky místa činu nebo další dokumentace. Tyto materiály musí být naskenovány nebo jinak převedeny do elektronické podoby a připojeny k záznamu v systému ETŘ. Každá příloha musí být řádně označena a popsána, aby byla zajištěna její jednoznačná identifikace.

Systém evidence také vyžaduje uvedení všech služebních úkonů, které byly v souvislosti s událostí provedeny, včetně časových údajů a identifikace zasahujících policistů. Je nutné zaznamenat veškeré provedené úkony, jako jsou výslechy, ohledání místa činu, zajištění stop nebo předvolání svědků. Tyto informace musí být v evidenci uvedeny chronologicky a s maximální přesností.

Po kompletním vyplnění všech požadovaných údajů musí být záznam elektronicky podepsán odpovědným policistou a následně schválen příslušným nadřízeným. Teprve po tomto schválení je dokument považován za oficiálně zaevidovaný a může být použit pro další služební úkony. V případě potřeby dodatečných úprav nebo doplnění musí být tyto změny provedeny formou dodatku k původnímu záznamu, který je rovněž řádně zaevidován a propojen s původním dokumentem.